ORGANIZACJA KONFERENCJI – JAK ZNALEŹĆ IDEALNY LOKAL?

Zorganizowanie udanej konferencji nie jest łatwym zadaniem, wymaga bowiem dogrania wielu istotnych elementów – od znalezienia lokalu po zapewnienie słonych paluszków. Kluczem do sukcesu pozostaje jednak lokal, bowiem brak paluszków może nam jeszcze ujść płazem, ale brak parkingu czy krzeseł już niekoniecznie. Od czego należy więc zacząć poszukiwania idealnej sali konferencyjnej?

1. Ustalenie charakteru spotkania.

Przede wszystkim, musimy dokładnie określić, jaki będzie charakter naszej konferencji (szkoleniowy, biznesowy, naukowy), a co za tym idzie – jak długo będzie trwało spotkanie, jaka będzie liczba gości i z jak daleka przyjadą. Znając odpowiedzi na powyższe pytania, można będzie nieco zawęzić krąg poszukiwań, a trzeba przyznać, że oferta sal konferencyjnych jest bardzo bogata.

2. Logistyka, a więc jak dotrzeć na konferencję?

Aby konferencja była udana, zaproszeni goście muszą w możliwie łatwy sposób dostać się na miejsce, warto więc sprawdzić, jakimi środkami transportu mogą przybyć. Idealnie by było, gdyby sala konferencyjna znajdowała się w niedalekiej odległości od stacji kolejowej lub przystanków autobusowych, a w przypadku, gdy nasi gości pochodzą z naprawdę dalekich stron – również lotniska. Lokalizacja w dużym mieście zawsze podnosi prestiż konferencji, warto jednak rozważyć również dworki i hotele znajdujące się w niedalekiej odległości od aglomeracji, a często zapewniających znacznie wyższy poziom usług i dysponujących własnym ogrodem, licznymi udogodnieniami dla gości, a niekiedy nawet lądowiskiem dla helikoptera. W przypadku organizowania konferencji poza miastem warto wziąć pod uwagę zapewnienie gościom transportu z centrum miasta do sali konferencyjnej.

3. Budżet.

Oczywiście, idealnie by było, gdyby udało się zorganizować spotkanie przy jak najniższych kosztach, nie zawsze jednak cena powinna stanowić dla nas priorytet. Znacznie ważniejsze jest to, co się w owej cenie zawiera, a poznawszy szczegóły możemy dojść do wniosku, że pozornie droższa oferta będzie dla nas bardziej opłacalna (np. w cenie najmu sali zapewnione zostanie nagłośnienie i oprawa multimedialna, zniżki na nocleg lub choćby przekąski). W zależności od prestiżu spotkania i rangi zaproszonych gości, musimy tak skalkulować budżet, żeby nie wyjść przed przysłowiowy szereg, a jednocześnie nie obrazić uczestników spotkania zbyt niskim poziomem komfortu.

4. Powierzchnia i układ sali.

Wielkość sali, co oczywiste, powinna być dostosowana do ilości zaproszonych gości. Jeśli nawet uda nam się wynająć po okazyjnej cenie salę na 200 osób, podczas gdy zapraszamy 50 gości, nie warto się na nią decydować, bowiem pusta sala sprawi wrażenie zbyt niskiej frekwencji. Warto też pamiętać, że kluczem do sukcesu jest nie tylko wielkość sali, ale odpowiednie rozmieszczenie gości, zapewniające swobodną komunikację oraz wymianę myśli.

5. Zaplecze techniczne

Sala konferencyjna powinna zapewnić maksimum komfortu zarówno uczestnikom konferencji, jak i prelegentom. Z tego powodu niezmiernie ważnym elementem jej wyposażenia jest sprawnie działająca klimatyzacja oraz, w przypadku, gdy sala posiada duże okna, skutecznie działający system rolet lub markiz. Niezbędnym elementem są również narzędzia multimedialne, a więc mikrofon z odpowiednim nagłośnieniem, odtwarzacze DVD, rzutniki, telewizory plazmowe oraz wskaźniki laserowe. Na pozór mogłoby się wydawać, że są to jedynie gadżety, ale w znaczący sposób ułatwiają one prace prelegentom oraz podnoszą prestiż spotkania, warto więc zadbać, by były sprawne oraz zapoznać się z ich parametrami.